人生初の社外イベントの運営に携わりました
はじめに
11/23に「札幌スクラムトゥギャザーリング2018」の開催を運営スタッフとして携わりました。
イベント自体は「楽しかった」という声が多く聞こえてきたので大成功だったと思います。
イベントの内容については他の参加者が書いてくれることを期待し、 ここでは社外イベントの運営を人生で初体験したので、そのきっかけや運営したことで得た学びなどを忘れないように書いておきます。
なぜ運営に携わったのか
アジャイルサムライを読んで以降、アジャイルに魅せられて、アジャイル系のイベントには2012年頃からちょくちょく参加していました。
しかし、インプットはある程度していましたが実践経験が少なく、運営の手伝いなどは出来そうもないと勝手に思っていた気がします。
そんな自分でしたが、今年に入り札幌で『サッポロ・ジャーニー ～カイゼン・ジャーニー出版記念～』のイベントに参加したことがきっかけとなり、*1
「一歩踏み出す勇気」と「自分もこんな運営に携わりたいという思い」から、今回のイベントの企画を行なった @nemorine さんに何かあれば手伝わせてくださいと言ったように記憶しています。
イベントの準備
イベント自体は当初、9/8に開催する予定でした。*2
しかし、運営スタッフ全員忙しいこともあり、
- 1回目の準備会キックオフが7/12と既に2ヶ月切っている状態でスタート
- スタッフ同士も他のイベントであったことはあるが自己紹介からするような関係
- イベントの内容も開催日時と川口さんをお招きすることだけ決まっているが、あとは何をするのかも決まっていない
状態でした。
内心、「こんな状態で大丈夫なのだろうか？普通のプロジェクトであれば炎上しそうな・・・」と思ったりもしまいしたが、
皆さんイベントを良いものにしたいという想いを持って集まったメンバーだったので、自分が経験している普段の仕事での会議と違いどんどん意見が出て、1回目でイベントの目的などの共有、2回目でおよそのイベント内容の決定までたどり着きました。*3
その後は、
- ワークを実際やってみる
- 物品の調達
- イベントのロゴや参加パスを作る
- 時間割や役割決め
など満載のタスクを、準備会以外での作業と、最後は週一くらいの準備会という形で進みました。
メンバーそれぞれ別々の会社で、日中の業務をやりながらこちらの準備もということで大変だった場面もありましたが、それぞれ自分が得意なところやできることを積極的に持っていき、非常にスムーズに準備ができたように感じます。*4
自分としては、「自分だからできること」ということもなく、皆さんがどんどんタスクを持って行ってしまうので、自分でもやれるところを探して極力手をあげるようにしていました。
この感覚は普段の仕事では全くなかったことだったので、とても新鮮で良い体験でした。
そんなこんなで忙しいながら9/8開催に向けて準備万端、スタッフのテンションもMAXのタイミングだったのですが、9/6に『北海道胆振東部地震』が起きてイベントを中止せざる終えない状況になった時には、 さすがに全員が非常に落胆し、復活するまでに時間がかかってしまいました。
しかし、せっかくここまで準備したからということで、スタッフ全員、「ぜひ今年中にはやりたいと」という思いから11/23に改めて開催することができました。
イベント当日
イベント自体は1日中ワークをやる形になっていたため、「参加者の方々は最後ヘトヘトになるのではないか？」と思ってましたが、最後まで皆さん笑顔で活発にワークに取り組んでいました。 最後には「楽しかった」「時間があっという間だった」という声を頂けたので、参加して頂いた皆さんに充実した時間を提供できたのではないかと思います。
※自分たちが用意したお菓子やコーヒーの他に、川口さんが途中途中でジュースやアイスなどを差し入れして下さり、飲食の面でも自分がこれまでに参加したことのあるイベントの中でも一番すごいイベントでした（笑）
川口さんの基調講演
最後の川口さんの講演は参加者として聞かせて頂きました。
一緒に運営を行なった、いづさんのブログにもありますが、具体的にどんなことを話すのかはイベントの状況や雰囲気を見て考えて下さったということで、 最後の締めとして非常に良い感じでまとめてもらえました！
自分としては「常に知識の塔を壊す」というキーワードと、そのためにスクラムが非常に有効だったという話はとても参考になりました。
学び
イベント運営という経験をして学べたことをいくつかピックアップしてみました。
同じバスに乗るメンバーの重要性
バックグラウンドの違う人達でも、目的と想いが一致している人達と一緒に仕事をする事の心地良さとスピード感を経験することができました。 社内では、仕事に空きのある人達が集められて、リーダーがどのようにまとめるかが重要とされていましたが、今回のような共通の思いを持っている人達とやる方が何倍も素早く良いものが出来ると実感できました。
運営をやるインパクト
これまで自分が参加したイベント等に社内の人を誘ったことが何度もありましたが、なかなか一緒に来てくれる人はいませんでした。 しかし、今回は自分も運営側に回ることで、イベントの内容や楽しさを伝える事が出来、今まで以上に積極的に誘う事が出来ました。 その結果、5人もの知り合いをイベントに参加してもらう事が出来ました。
イベントから得られるもの
これまでは運営する人は教える側なので、いろいろな知識が無いと出来ないと思っていました。 しかし、実際に運営側としてイベントの準備を行うと、イベントのワークなどは何度も試してみるのでイベントに参加するだけよりも覚えられる事が多かったです。 さらに、他のメンバーとより色々な議論なども出来る為、新たな知識をより得ることが出来ました。
また、違う会社の方々と一緒に進めることで仕事の進め方や使用したことが無いツールなども体験でき、得られることが非常に多かったと思います。
最後に
思い切って飛び込んでみた社外イベントの運営でしたが、非常に充実した経験をすることができました。
今思うと、もっと早くから運営のお手伝いなどをして参加してみれば良かったなぁと思います。
Twitterにも書きましたが、今後もイベント運営を積極的に続けて行きたいと思っています。
人生初の社外イベント運営に携わりとても充実した1日だった！
— しょーだ (@KO_SHO14) 2018年11月23日
札幌でもまだまだスクラムを学びたい人が沢山いるので、今後も一緒に学習する場作りに貢献して行きたい😊 #SSTG #agilesapporo pic.twitter.com/NuOvJFXEz3
どうぞよろしくお願いします！
